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できるアラサー女子になる♡お仕事効率化のための心がけ

時間は有限です。仕事が時間内に終わらなかったとしても「残業すればいいや!」なんて考えはもはや通用しません。残業は規制の対象となりますし、残業の多い社員は無能と呼ばれる時代になりました。仕事の効率化を図ることは仕事のできるアラサー女性に求められる絶対条件です。

アラサー女性は忙しい

始業時間になったら決められた仕事をして、定刻になったら退社する・・・。そんなふうに働くことができたらいいですよね。しかし、実際にはアラサー世代の女性は、責任ある仕事を任されていたり、後輩や新人の育成や指導も行っていたりと大変忙しい時期です。計画通りに仕事が進まないこともあるでしょう。しかし、目標も納期も達成しなければ意味がありません。結果よりも過程がが大切だ!なんていう言い訳はやめましょう。仕事においては、全ては結果だと腹をくくることです。ベストを尽くしたが上手くいかなかったときは、くよくよせずに現状を受けとめて原因を考えればいいのです。

仕事がデキるアラサー女性になるコツ

優先順位を決めてToDoリストを作成する

仕事の効率化を図るために、仕事開始前にやるべきことを整理して優先順位に沿ってToDoリストを作成しましょう。通勤電車の中でその日一日のシミュレーションをしておくこともお勧めです。そして片付けるごとにToDoリストから消していきましょう。途中で別の仕事がプラスされることもあるでしょう。混乱して抜け漏れが発生しないよう自己管理を徹底しましょう。

メールの管理

デキる人はメールの返信も的確でスピーディーです。重要連絡がメールで行われることも当たり前の世の中ですが、その分メールに費やす時間が膨れ上がってきています。メール管理をしっかりしないと、貴重な時間を無駄にしてしまう恐れがあります。

メールの仕分け

メールの振り分けや整理はしっかり行いましょう。社内間はもちろんのこと社外とのやり取りもメールで行うことが多いため、きちんと仕分けて返信を忘れのないようにしましょう。また必要な時に必要なメールがすぐに見つかるようにしておくことでも、無駄な時間を削減して仕事の効率化を図ることができます。CCやBCCで飛んで来るメールも、内容を把握しておかないといけないものもあるでしょう。メールの取り扱い方で仕事の効率化が図れることは間違いありません。

テンプレートや単語登録

既に行っている方がほとんどだと思いますが、念のため確認しておきましょう。メールの返信はだいたい決まったパターンがありますよね。毎回一から作成することは時間の無駄です。時間のある時に、テンプレートを作成しておき、ちょっとしたアレンジですぐに返信できる状態にしておきましょう。また、これも当たり前ですが単語登録機能を利用して時間短縮を心がけましょう。メールに費やす時間は膨大です。いかにメールに関わる時間を減らすかは仕事の効率化の上で大変重要です。

PC内の整理

PC内は綺麗に整理整頓されていますか?いらないフォルダがデスクトップにたくさん貼りついていたり、使わないフォルダが溢れていたら本当に必要なものがどこにあるのか分からなくなってしまいます。漏洩リスクの観点からもPC内は常に整理しておきましょう。また、PC内に限らずデスク回りや引き出しの中も整頓しておきましょう。必要な書類が見つからず焦ったり、ホチキスが見つからなくて探し回ったり・・・そんな無駄は避けたいものです。

仕事を他の人に振る!

仕事のできない人ほど自分で仕事を抱え込み人に渡したがらない傾向があります。仕事のできる人は抱えている仕事を部下に覚えさせて、自分の手を空けるものです。自分の手が空けば、その分もっと重要なことに集中することができます。執着を捨てて、あなたはもっと高度な仕事に集中しましょう。仕事のできるアラサー女性はもっと広い視野をもつべきです。

資料作りの効率化

資料を作るとき、無計画にいきなり作成し始めていませんか?これでは収集がつかなくなり時間がかかってしまいます。効率化を図るためには、まず骨組みを作ります。たたき台があるとそのあとの作業がとても楽になります。そこに、肉付けして、体裁を整えていくのです。これが一番早く仕上がります。作成途中で変更依頼がかかる恐れもありますから、たたき台を作成した段階で依頼者に確認をしてもらうといいでしょう。

コミュニケーション能力を磨く

仕事は縦の関係だけで成り立っているものではありません。当然、他部署や取引先との連携も大切です。仕事の効率化を図るうえで、人間関係の構築は不可欠であり、高いコミュニケーション能力が必要となるのです。極端な言い方をすれば、高いコミュニケーション能力さえあればなんとかなる!と言っても過言ではありません。コミュニケーション能力はそれくらい大切なスキルなのです。

他の人からの協力を得るには

仕事を行ううえで、味方になってくれる人が多ければ多いほど円滑に仕事をこなすことができますし効率化を図ることにも繋がります。本当に困っている人がいたら積極的に手を貸してあげましょう。人は「借り」のある相手からの依頼は断りずらいものです。上手に駆け引きすることも仕事においては大切なことです。

仕事の効率化が実現できれば

仕事に追い立てられてはなりません。仕事を追い立てるのです。スマートに仕事を進め、余裕のある女性でいようではありませんか。人生には、仕事以外にも大切なことはたくさんあります。効率よく仕事をし、プライベートもしっかり充実させましょう。自分を律し、自らをマネジメントし、自分自身をプロデュースしていきましょう。

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