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【お教えします】残業続きから抜け出すために!作業効率を上げる仕事術

毎日残業ばかりで自分の時間がない!そんな悩みを抱えていませんか?残業を減らして自分の趣味や息抜きの時間を作れるようするには、効率良く仕事をこなせばいいだけなんです。とはいえ、どうすれば効率の良い仕事ができるのでしょうか?今回ご紹介する4つのポイントに是非気を付けてみてください。

作業効率アップの仕事術とは?

仕事ができる人を見ていると、時間を無駄なく活用して仕事をスムーズにこなしています。効率良く仕事をこなして、残業のない毎日を過ごし、息抜きや趣味にたっぷりと時間を使いたいですよね。では一体どうすれば仕事を効率良くこなせるのでしょうか?
実は、仕事の作業効率をアップさせることは簡単なんです。

仕事の作業効率を上げるには、

・スケジュールを管理する
・作業の優先順位をきちんとつける
・身の回りの物を整理する
・ビジネスメールなどはひな形を作って活用する

この4つが重要なのです。4つのポイントを活用すれば、仕事の効率は絶対に上がります。さっそく作業効率アップの仕事術について、詳しく説明していきます。

①スケジュールを管理する

思い返してみてください。学生時代は時間に管理された生活をしていませんでしたか?

6:30 起床
7:00 朝ご飯
7:30 登校時間
8:30 授業開始

など、毎日スケジュール管理され、スケジュール通りに動いていましたよね。これを仕事にも取り入れて仕事のスケジュール管理を毎日行うと、仕事の作業効率は必ず上がります。
スケジュール管理で重要なのは、スケジュール帳の管理です。人によっては小さなメモ帳でも構いません。毎日決められている仕事の時間と仕事の量をバランスよく振り分けて、必ず決められた時間通りに動けば、仕事の効率が上がって残業がなくなりますよ。

②作業の優先順位をきちんとつける

スケジュールを管理する上で重要なのが、仕事の優先順位を決めることです。仕事が終わらなかったという場合、無駄な仕事を優先している可能性がありますので、仕事は必ず優先順位の高いものからこなしていきましょう。
例えば、締め切りの近い仕事から手を付けていき、締め切りの遠い仕事を後回しにしていきます。こうすることで、毎日の仕事量は変わりませんが、バランスの取れた仕事の振り分けができるようになります。

また、ここで気を付けなければならないのが完璧主義を目指さないことです。完璧主義の場合、1つのことに固執してしまい、他のことに手が回らなくなって残業になってしまう可能性があります。これは非常に効率が悪いです。100点ではなく90点を目指し、まずは仕事をバランス良くこなせるようにしていきましょう。

③身の回りの物を整理する

あなたのデスク周りは綺麗ですか?
整理整頓ができていない場合は、必要なもの以外の全てのものを捨ててください。身の回りの物を整理して、必要最低限のものだけにした仕事スペースにすれば、必要なものを取り出す時間が短縮されます。
古い書類はきちんとファイルに管理して机の奥へ収納し、新しい書類は手前のファイルに収納します。必要な筆記用具は取り出しやすい場所に必要な分だけ入れて置き、余計なものは置かないようにします。

身の回りを整理をするということは、当たり前のようでとても難しいことです。しかし、必要なものと不必要なものを仕分ける決断力は仕事においても活用できることです。まずは整理整頓を行い、ものを探す時間を短縮して、今度は必要なものと不必要なものを手早く処理する決断力を身につけましょう。

④ビジネスメールはひな形を作って活用する

ビジネスメールって意外に厄介ですよね。メールの返信に時間を取られてしまい、作業が遅れてしまうなんてこともあります。おまけに毎回同じような文章を打たなければなりません。「お世話になります。株式会社〇〇の〇〇です~」など、一日何回同じ文章を打たなきゃならないの?なんて思いませんか?
こんなときのために、ビジネスメール用のひな形をいくつか作成しておくようにしましょう。臨機応変に対応できると、無駄な時間を省いて効率良く仕事がこなせますよ。

まとめ

以上、仕事の効率を上げるための4つのポイントについて詳しく見てきました。

私が勤めていたときは、忙しいときは15分刻みのスケジュールで細かく管理していたことがあるのですが、時間で管理されているスケジュール通りに動けると、自分の時間を残業ではなく趣味の時間や息抜きの時間にすることができました。これほど充実した生活はありません。
はじめは難しい作業かもしれませんが、慣れてくると自然にできるようになるので、まずはスケジュール管理からはじめてみてはいかがでしょうか?

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